IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE LA CALIDAD, EL MEDIO AMBIENTE Y LA SEGURIDAD Y SALUD LABORAL SEGÚN ISO 9001:2015 – ISO 14001:2015 – ISO 45001:2018 EN UNA EMPRESA DE CONSTRUCCIÓN
Después de que desde marzo de 2018 se publicara la norma ISO 45001:2018, última norma que se sumó a los nuevos estándares ISO y todos los sistemas de gestión actualmente se certifiquen conforme a las nuevas ISO 9001:2015 para calidad, ISO 14001:2015 para medio ambiente e ISO 45001:2018 para seguridad y salud laboral, en ADPREVEN estamos llevando a cabo nuevos proyectos de adaptación y de implantación de sistemas de gestión conforme a estos nuevos estándares.
Estas nuevas normas se basan en la denominada nueva estructura de alto nivel que es la que propone el Anexo SL de las Directivas ISO (antigua Guía 83 del JTCG) y que se aplicará para todas las normas de implantación de sistemas de gestión, para favorecer su integración. Esta estructura de alto nivel se desarrolla en 10 puntos:
- Introducción
- Alcance
- Referencias normativas
- Términos y definiciones
- Contexto de la organización
- Liderazgo
- Planificación
- Soporte
- Operación
- Evaluación del desempeño
- Mejora
Este cambio se plantea por diversos motivos entre los cuales se encuentran el mantener la relevancia de las organizaciones en general y adaptarlas a los nuevos tiempos y, sobre todo, el facilitar la integración de los diferentes sistemas de gestión (Calidad, Medio Ambiente, Seguridad y Salud, Energía etc.) y proporcionar un enfoque integrado con la gestión estratégica de la organización y asegurar que la norma refleja las necesidades de todos los grupos de potenciales usuarios o agentes (partes interesadas).
HIGHEST PRIORITY: CASO DE ÉXITO EN LA INTEGRACIÓN DE SISTEMAS
Desde septiembre de 2019 hasta el pasado mes de junio de 2020, ADPREVEN ha llevado a cabo un nuevo caso de éxito y cuya experiencia queremos compartir: la implantación de un sistema de gestión integrado de calidad, medio ambiente y seguridad y salud laboral, según ISO 9001:2015 – ISO 14001:2015 – ISO 45001:2018, en una empresa del ramo de la construcción ubicada en Riba-Roja d’Ebre. Se trata de HIGHEST PRIORITY, una empresa familiar y con actividad, principalmente en las comarcas catalanas y aragonesas del bajo Ebro, pero con clientes tan importantes como ERCROSS y ENDESA que decidieron a la dirección a asumir el compromiso y liderazgo de desarrollar un sistema que integre los tres aspectos de calidad, medio ambiente y seguridad y salud laboral en su gestión estratégica y operativa, y certificarlos conforme a los estándares ISO. Y en este importante proyecto confiaron en el asesoramiento de ADPREVEN que, con la experiencia técnica de sus consultores y la dedicación y trabajo de la dirección y todo el personal de HIGHEST PRIORITY, llevó al éxito el proyecto, consiguiendo recientemente la certificación de URS entidad de certificación internacional.
El proyecto tenía como objetivo principal el que HIGHEST PRIORITY implantara y desarrollara un sistema de gestión basado en la mejora continua, siguiendo el ciclo de Deming (Plan, Do, Check, Act), y orientado tanto a la calidad de los proyectos y servicios que lleva a cabo, como al impacto ambiental de los mismos y a la prevención de los riesgos laborales y aquellos relacionados con la salud de sus trabajadores y de los trabajadores que actúan en su nombre (contratistas y proveedores) para, al margen de asegurar el cumplimiento legal, conseguir certificar un sistema de mejora del desempeño de esos tres ámbitos integrados y, a su vez integrarlo todo también en la estrategia y gestión de toda la organización.
PRIMERA ETAPA: CONTEXTO, ALCANCE Y POLÍTICA
En primer lugar, se llevó a cabo un análisis completo del contexto de la organización, definiendo con la ayuda de un DAFO (se consideró la herramienta más adecuada en este caso, aunque existen muchas otras) cuáles son las cuestiones externas e internas que afectan a HIGHEST PRIORITY y estableciendo cuáles son las pertinentes es decir, las que son importantes para la estrategia de la organización y su desarrollo y también para las partes interesadas, que son todos los agentes del entorno que afectan o pueden verse afectados por la actividad de la organización, atendiendo a sus procesos y proyectos, al impacto ambiental de los mismo y a la seguridad y salud de los trabajadores, internos y externos (proveedores y contratistas), pero también atendiendo a cualquier otro aspecto que pueda influir en la viabilidad y sostenibilidad del negocio.
Una vez analizado el contexto, y como aspecto clave en el desarrollo de los sistemas de gestión del medio ambiente y la SSL principalmente, se procedió a la determinación del alcance del sistema y la definición de hasta dónde tiene capacidad la organización de ejercer su influencia y control, importante sobre todo para la posterior identificación de aspectos ambientales y la evaluación de sus impactos y para la determinación de los riesgos y oportunidades y la contratación externa de actividades con proveedores y contratistas y ETTs.
Como colofón a esta primera etapa, se redactó y aprobó la Política de Calidad, Medio Ambiente y Seguridad y Salud Laboral (SSL), documento que establece los principios del Sistema Integrado de Gestión, el compromiso de la dirección y el marco de actuación.
SEGUNDA ETAPA: PLANIFICACIÓN, APOYO Y OPERACIÓN
A partir de los resultados del análisis del contexto y la definición del alcance y la determinación de la Política, se pasó a la etapa de planificación:
- Definiendo y describiendo todos los procesos mediante un mapa de procesos y las correspondientes fichas de cada uno de los procesos.
- Identificando los aspectos ambientales y evaluando sus impactos, bajo la perspectiva del ciclo de vida de los servicios y proyectos llevados a cabo.
- Evaluando los riesgos en todos los puestos de trabajo (en este caso, la organización tiene contratado un Servicio de Prevención Ajeno para ello).
- Identificando los requisitos legales que afectan a la actividad y sus procesos y proyectos.
- Determinando todos los riesgos y oportunidades y evaluando los que son significativos.
- Estableciendo el programa de objetivos y los planes de acción correspondientes, priorizando sobre las acciones que salgan con un mayor riesgo o una mejor oportunidad.
En esta etapa también se empezó a definir los indicadores adecuados y representativos para demostrar la mejora continua del sistema de la SST, que forman parte de la etapa posterior de seguimiento y medición.
En paralelo, se determinaron todos los recursos y apoyo necesarios para poder llevar a cabo el programa de objetivos y los planes de acción, atendiendo tanto a recursos económicos, como humanos, como organizativos, y estableciendo, a partir de un organigrama principal y unas fichas de descripción de los puestos de trabajo, la autoridad, la competencia y las funciones necesarias para el correcto desempeño del Sistema Integrado de Gestión así como, la formación y toma de conciencia, que se refleja en un Plan de Formación continuado.
También en esta etapa, que puede considerarse la más importante en un proyecto de implantación, se fueron elaborando todos los procedimientos e instrucciones, y definiendo toda la información documentada necesaria para el control operacional de los servicios y proyectos que HIGHEST PRIORITY desarrolla para sus clientes, incluyendo el control de los cambios y el control de las actividades llevadas a cabo por el personal externo contratado, los proveedores y los trabajadores temporales, aunque normalmente éstos últimos, en el caso de HIGHEST PRIORITY se contratan de forma muy puntual. También se establecieron los procesos para saber responder a emergencias (Planes de Emergencia y simulacros) disminuyendo así los posibles efectos adversos que se pudieran derivar.
TERCERA ETAPA: EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO Y MEJORA CONTINUA
Esta tercera etapa, realmente sería la etapa final en la implantación del Sistema Integrado de Gestión. En ella se procedió a:
- Desarrollar el sistema de indicadores adecuados y representativos para demostrar la mejora continua del sistema de la SST. Seguimiento y Medición.
- Evaluación de la satisfacción del cliente. Sistemas de seguimiento de las percepciones de los clientes y del grado en que se cumplen sus necesidades y expectativas.
- Realización de la auditoría interna. Los resultados y hallazgos de la auditoría interna se incorporaron a los planes de acción de la organización.
- Revisión por la Dirección. Para verificar la eficacia del sistema integrado de gestión, su desempeño y su adecuación a los requisitos y criterios establecidos por la política y los objetivos estratégicos de la organización y las normas de referencia ISO 9001, ISO 14001 y ISO 45001. Los resultados se plasman en un informe, firmado por la dirección y que incluye un apartado de conclusiones al ejercicio analizado y propuestas de mejora para el siguiente.
- Investigación de incidentes y accidentes, informes de no conformidades y planes de acciones correctivas. Estableciendo los procedimientos y registros de seguimiento correspondientes.
ÚLTIMA ETAPA: AUDITORÍA EXTERNA Y CERTIFICACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
Por último, y como resultado del trabajo bien hecho y la implicación de toda la organización de HIGHEST PRIORITY, se llegó a la auditoría del Sistema Integrado de Gestión por parte de la entidad certificadora URS, superando la misma sin No Conformidades mayores y obteniéndose el correspondiente certificado.
AGRADECIMIENTOS
Finalmente, desde ADPREVEN queremos dar las gracias a HIGHEST PRIORITY por la colaboración y alta implicación que han demostrado durante todo el proceso de implantación del Sistema Integrado de Gestión y el magnífico resultado obtenido durante el proceso de auditoría de certificación.
En síntesis, ha sido una enriquecedora experiencia y un gran trabajo de colaboración, esfuerzo e implicación entre el personal técnico de ADPREVEN y el personal de HIGHEST PRIORITY. Ese esfuerzo e implicación llevado a cabo a lo largo de casi un año, unido a la experiencia que desde ADPREVEN hemos intentado aportar, ha obtenido el éxito esperado y la satisfacción por parte de todos, permitiendo afrontar a HIGHEST PRIORITY, desde ahora y en adelante con garantías éxito, la mejora continua de su Sistema Integrado de Gestión, para continuar obteniendo beneficios y asegurar la continuidad y sostenibilidad del negocio en el futuro.
¡ENHORABUENA!
RICARDO HOLGADO
Consultor ISO 9001-14001-45001