Prepararse para una auditoría en prevención de riesgos laborales (PRL) puede parecer una tarea sencilla. Sin embargo, muchas empresas cometen errores que no solo complican el proceso, sino que pueden acabar en sanciones, requerimientos o incluso la pérdida de confianza de clientes y trabajadores.
¿Sabías que muchos fallos se repiten una y otra vez? No importa el tamaño de la empresa o el sector: hay errores frecuentes que pueden evitarse con planificación y asesoramiento adecuado. En este artículo te explicamos cuáles son esos errores, por qué ocurren y cómo puedes evitarlos antes de enfrentarte a una auditoría, especialmente si se trata de una auditoría PRL legal.
¿Por qué se hacen auditorías PRL?
Las auditorías de prevención de riesgos laborales permiten evaluar si el sistema de prevención de la empresa se aplica de forma correcta y si cumple con la normativa vigente. En el caso de empresas que han asumido parte de la prevención con medios propios, la auditoría es obligatoria y debe realizarse cada cuatro años y la inicial al año de asumir las actividades preventivas, tal y como exige el Real Decreto 39/1997.
El problema surge cuando la empresa no está realmente preparada o no tiene claro qué se va a evaluar.
Error 1: No tener claro si la auditoría es obligatoria
Muchas empresas piensan que, por tener contratado un servicio de prevención ajeno (SPA), no necesitan hacer una auditoría PRL. Sin embargo, si la empresa asume cualquier parte de la actividad preventiva, como la formación e información, la coordinación de actividades empresariales o por ejemplo la realización de ciertas mediciones higienicas, sí está obligada a realizar una auditoría reglamentaria.
Este error de concepto puede llevar a no cumplir con la normativa y exponerse a sanciones importantes. Si no estás seguro de si tu empresa entra en este caso, lo mejor es consultar con una entidad especializada.
Error 2: Documentación incompleta o desactualizada
Uno de los errores más frecuentes en las auditorías es no tener la documentación en regla. Esto incluye desde la evaluación de riesgos hasta los registros de formación, entrega de EPIs, planificación de actividades preventivas, y certificados médicos.
El auditor revisará todos estos documentos, entre otros muchos, y comprobará si están actualizados, correctamente archivados y firmados. Tenerlos desorganizados o incompletos o simplemente no tenerlos genera observaciones negativas y puede influir en el resultado final de la auditoria.
Error 3: Falta de formación e implicación del personal
No basta con que el departamento de prevención esté informado. Los trabajadores también deben estar implicados. Durante la auditoría, se pueden realizar entrevistas al personal y comprobar si conocen los protocolos de seguridad, las medidas de emergencia o el uso de EPIs.
Si la plantilla no está bien formada o no aplica los procedimientos, se considera una deficiencia grave. La formación no puede ser algo puntual, debe ser continua, práctica y adaptada a los riesgos del puesto.
Error 4: No revisar el sistema antes de la auditoría
Esperar a que llegue el auditor sin haber hecho una revisión previa es un fallo clásico. Muchas empresas no realizan un diagnóstico interno o una autoevaluación antes de la auditoría reglamentaria. Esto impide detectar y corregir posibles errores a tiempo.
Una auditoria previa de diagnostico e incluso por entidad externa, puede marcar la diferencia entre una auditoría con observaciones o una con no conformidades.
Error 5: Desconocer los criterios del auditor
Los criterios del auditor en una auditoria reglamentaria son los definidos por la aplicación de la legislación. No conocer qué se va a evaluar o no entender bien los criterios del auditor puede hacer que se pasen por alto detalles importantes.
Por eso es útil pedir información previa a la entidad auditora sobre el enfoque que se va a seguir, los documentos que se van a revisar y los aspectos clave que se analizarán durante la visita.
Cómo evitar estos errores
La mejor forma de evitar estos errores es contar con un plan de preparación antes de la auditoría. Aquí tienes algunas recomendaciones clave:
- Verifica si tu empresa está obligada a realizar la auditoría PRL según la modalidad preventiva.
- Organiza y revisa toda la documentación técnica y legal.
- Refuerza la formación del personal, especialmente en procedimientos clave.
- Realiza una auditoría interna o previa de diagnóstico para detectar errores a tiempo.
- Asesórate con una empresa de auditorías PRL acreditada que te guíe durante el proceso.
¿Qué pasa si cometes alguno de estos errores?
Dependiendo de la gravedad, los errores pueden generar observaciones, no conformidades que implica requerimientos de subsanación. En algunos casos, especialmente si hay riesgos graves para la salud, puede derivar en sanciones por parte de la inspección de trabajo.
Además, una mala auditoría afecta a la imagen de la empresa, dificulta procesos de certificación como ISO 45001 y puede reducir las oportunidades en contrataciones públicas o privadas.
Adpreven: te ayudamos a cumplir con la auditoría PRL legal sin errores
En Adpreven, llevamos más de 20 años ayudando a empresas a superar con éxito sus auditorías de prevención de riesgos laborales. Como entidad acreditada a nivel nacional, realizamos auditorías reglamentarias conforme al Real Decreto 39/1997 y ofrecemos asesoramiento completo antes, durante y después del proceso.
Además, nuestros servicios de consultoría en prevención de riesgos laborales incluyen la revisión documental de distintas actividades como la formación, medidas de emergencia, simulacros, coordinación de actividades empresariales (CAE) y planes de mejora para cumplir con los estándares de seguridad.
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