¿Tienes que pasar una auditoría PRL reglamentaria y no sabes por dónde empezar? Muchos responsables de prevención se encuentran con esta situación: la auditoría se acerca, hay montones de documentos por revisar y no está claro qué es realmente obligatorio ni cómo presentarlo.
Preparar la documentación no es solo una cuestión de tener papeles archivados. Es la clave para demostrar que tu empresa cumple con la normativa y que gestiona bien la seguridad y salud de sus trabajadores. En este artículo te explicamos paso a paso cómo organizar y presentar la documentación para una auditoría PRL, qué errores evitar y cuándo es conveniente contar con asesoramiento profesional.
¿Qué es una auditoría PRL reglamentaria?
La auditoría reglamentaria en prevención de riesgos laborales es un proceso legalmente exigido para empresas que han asumido parte de la prevención con recursos propios o mixtos. Su objetivo es verificar si el sistema de prevención funciona y si cumple con lo establecido en el Real Decreto 39/1997 y ley 31/1995.
Este tipo de auditoría debe ser realizada por una entidad acreditada e independiente y tiene carácter obligatorio en muchos casos. Si no estás seguro de si tu empresa debe hacerla, aquí puedes consultar todo lo que necesitas saber sobre la auditoría PRL legal.
¿Qué documentación se revisa en una auditoría PRL?
Durante la auditoría, se evaluarán múltiples aspectos técnicos y documentales, no siendo la auditoria únicamente un proceso documental ya que se han de visitar los centros de trabajo y los puestos, así como otros elementos claves como entrevistas a una muestra representativa de la organización . Aquí nos vamos a centrar en la documentación no solo debe existir, sino estar actualizada, firmada, y disponible para su revisión.
Los principales documentos que se suelen solicitar son:
- Política
- Plan de prevencion y Procedimientos internos y protocolos de actuación
- Organización preventiva
- Programación actividades del SPP y SPA
- Memoria de actividades del SPP
- Evaluación inicial de riesgos
- Planificación de la actividad preventiva
- Registros de formación e información a los trabajadores
- Actas del comité de seguridad y salud
- Inspecciones de seguridad
- Equipos e instalaciones
- Fichas de seguridad productos químicos
- Gestion del cambio
- Control de empresas contratistas (si aplica)
- Entrega y control de EPIs
- Planes de emergencia / Autoproteccion
- Vigilancia de la salud
- Investigación de accidentes e incidentes
Es importante que esta documentación esté organizada y que los responsables de cada área sepan dónde encontrarla y cómo explicarla.
¿Cómo organizar y presentar la documentación?
Una buena organización es la diferencia entre una auditoría ágil y una lenta. Estos consejos te ayudarán a tener todo bajo control:
- Clasifica por áreas temáticas: Divide la documentación en carpetas o secciones por categorías: evaluación, formación, EPIs, vigilancia, etc. Si usas soporte digital, asegúrate de que esté bien etiquetado y sea fácilmente accesible.
- Revisa documentos: Asegúrate que los registros han sido firmados por los trabajadores y que no sean incompletos. Realmente es un proceso que no se recomienda preparar para la auditoria, sino que se asegura de forma correcta haciéndolo de forma continua en el tiempo durante el proceso habitual de la empresa.
- Designa un responsable por temas: Alguien del equipo debe liderar el proceso y estar disponible durante la auditoría para resolver dudas del auditor en el caso de que la gestión sea compartida por varios responsables de la empresa, por ejemplo responsable del SPP (por ejemplo evaluaciones de riesgos) o por responsable de mantenimiento (revisiones OCA, etc) o el departamento de recursos humanos (información-Formación).
- Prepara un resumen ejecutivo: Un documento que explique el sistema preventivo de la empresa, la modalidad, el historial de auditorías y cualquier cambio importante puede ser muy útil.
Errores que debes evitar
Hay fallos comunes que pueden complicar una auditoría. Estos son los más habituales:
- Tener documentos, pero no saber explicarlos.
- No actualizar la evaluación de riesgos desde hace por ejemplo 10 años.
- No haber registrado formaciones internas.
- No tener evidencias de entrega de EPIs.
- No vincular la planificación preventiva con los riesgos detectados.
- Falta de trazabilidad entre documentos (ejemplo: un accidente sin investigación o sin medidas preventivas).
Evitar estos errores no es solo cuestión de cumplir, sino de demostrar compromiso real con la seguridad laboral.
¿Necesitas ayuda? Apóyate en asesoramiento especializado
Preparar una auditoría PRL reglamentaria requiere conocimientos técnicos, tiempo y experiencia. Si no tienes claro cómo enfocar el proceso, lo más eficaz es contar con apoyo profesional.
En Adpreven ofrecemos un servicio específico Auditoria previa de diagnóstico, en el que te ayudamos a:
- Revisar toda la documentación preventiva antes de la auditoría Reglamentaria
- Corregir errores formales y técnicos
- Implantar o actualizar plan de acciones correctoras
- Establecer una estructura documental clara y fácil de auditar
Nuestro objetivo es que llegues a la auditoría con todo bajo control y sin sorpresas. Te acompañamos durante todo el proceso para que cumplas con la normativa y transmitas profesionalidad ante cualquier revisión.
Conclusión: preparación = tranquilidad
Una auditoría no tiene que ser un problema si sabes qué se espera de ti y tienes la documentación preparada. Organizar, revisar y corregir a tiempo puede evitarte observaciones, sanciones o retrasos. Y si necesitas ayuda, recuerda que no estás solo.
¿Por qué elegir Adpreven?
En Adpreven, somos una entidad acreditada con más de 20 años de experiencia en prevención de riesgos laborales. Realizamos auditorías reglamentarias conforme al Real Decreto 39/1997 y ofrecemos consultoría especializada para ayudarte a cumplir con todas tus obligaciones.
Si estás a punto de pasar una auditoría PRL o simplemente quieres asegurarte de que todo está en orden, contacta con nosotros. Nuestro equipo técnico te guiará paso a paso.
Solicita tu auditoría PRL legal o nuestro servicio de asesoramiento en materia de PRL y prepárate con garantías.