El libro de incidencias en obras de construcción es una herramienta fundamental para asegurar la correcta gestión de la prevención de riesgos laborales durante el desarrollo de cualquier obra. Más allá de ser un requisito legal, su correcta utilización contribuye directamente a minimizar riesgos, coordinar mejor a los agentes intervinientes y proteger a las empresas frente a posibles sanciones o reclamaciones.
Sin embargo, es habitual que este documento no se utilice de forma adecuada, lo que compromete tanto la seguridad como la imagen de profesionalidad de la empresa ante inspecciones o auditorías. A continuación, te mostramos los errores más frecuentes al rellenar el libro de incidencias en obra y cómo evitarlos para asegurar una gestión documental eficaz.
Olvidar anotar incidencias leves
Uno de los errores más habituales es no registrar las incidencias menores o aparentemente poco relevantes. Existe la creencia errónea de que el libro de incidencias solo debe reflejar hechos graves o actuaciones excepcionales. Nada más lejos de la realidad.
La normativa obliga a reflejar cualquier incumplimiento en materia de seguridad y salud, independientemente de su gravedad. Dejar constancia por escrito en el momento en que se detecta una deficiencia, aunque sea leve, permite demostrar que la coordinación de seguridad y salud está actuando conforme a sus obligaciones. Esta práctica es clave para proteger tanto al promotor como a las empresas participantes.
No anotar estas incidencias puede transmitir a los organismos de control que no se está realizando un seguimiento preventivo adecuado, lo que puede acarrear inspecciones más severas, sanciones económicas y, en el peor de los casos, responsabilidades civiles o penales si ocurre un accidente.
No identificar bien las fechas y responsables
Otro fallo común es no especificar correctamente las fechas, las empresas responsables y las personas implicadas en cada anotación. Estos datos son fundamentales no solo para realizar un correcto seguimiento, sino también para delimitar claramente las responsabilidades y las acciones correctoras necesarias.
Una anotación genérica, sin indicar fechas concretas o sin identificar al responsable de la incidencia, pierde todo su valor como documento preventivo. Además, dificulta el trabajo del coordinador de seguridad y salud, de la dirección facultativa y de las empresas involucradas.
Por tanto, es imprescindible que cada registro en el libro de incidencias incluya, como mínimo:
- Fecha y hora exacta de la incidencia.
- Empresa responsable directa o subcontrata implicada.
- Descripción clara y concisa de la incidencia.
- Medidas correctoras recomendadas y plazo para su ejecución.
No comunicar las incidencias a tiempo
Anotar correctamente las incidencias en el libro no es suficiente si no se realiza una comunicación inmediata a las partes afectadas. Es obligación del coordinador y del promotor comunicar a contratistas, subcontratistas y autónomos cualquier incidencia que afecte a la seguridad de la obra para que se adopten las medidas correctoras sin dilación.
Retrasar esta comunicación puede agravar los riesgos existentes y generar situaciones de inseguridad para los trabajadores. Además, incumplir con este deber de comunicación supone una falta grave desde el punto de vista legal y preventivo, que puede ser detectada fácilmente por una inspección de trabajo.
Una correcta gestión preventiva requiere actuar con diligencia: registrar la incidencia, comunicarla y verificar que ha sido solucionada.
Cómo gestionar correctamente este documento
Para asegurar que el libro de incidencias cumple su función de forma eficaz, es necesario seguir unas pautas claras y constantes a lo largo de toda la obra:
Recomendaciones para una correcta gestión:
- Registrar absolutamente todas las incidencias detectadas, por mínimas que sean.
- Describirlas de forma detallada y comprensible para terceros que revisen el libro posteriormente.
- Especificar responsables, plazos y medidas correctoras de manera concreta.
- Comunicar de forma formal a todas las partes involucradas cualquier anotación relevante.
- Realizar un seguimiento activo para comprobar que las incidencias han sido resueltas.
- Mantener el libro siempre disponible, debidamente custodiado y accesible para inspecciones o auditorías.
Este documento debe reflejar fielmente la realidad de la obra y el esfuerzo preventivo realizado. Es un soporte fundamental para demostrar que se han cumplido las obligaciones de coordinación de seguridad y salud, especialmente en caso de accidente o reclamación posterior.
Qué consecuencias tiene una mala gestión del libro de incidencias
No dar al libro de incidencias la importancia que merece puede traer consigo:
- Sanciones económicas por parte de la Inspección de Trabajo.
- Paralización de la obra por incumplimiento preventivo.
- Pérdida de confianza por parte del cliente o promotor.
- Dificultad para demostrar la diligencia en caso de accidente laboral.
- Mayor exposición a responsabilidades civiles, penales o administrativas.
Por eso es fundamental que este documento no se perciba como un mero trámite burocrático, sino como una herramienta viva para garantizar la seguridad en la obra.
Cómo te ayuda Adpreven en la gestión del libro de incidencias
En Adpreven somos especialistas en prevención de riesgos laborales, y ponemos a tu disposición toda nuestra experiencia para que la gestión del libro de incidencias en obras de construcción sea rigurosa y eficaz.
Te ayudamos a:
- Registrar correctamente todas las incidencias.
- Comunicar de forma diligente a todas las partes implicadas.
- Hacer un seguimiento eficaz para verificar que las medidas preventivas se han aplicado.
- Evitar errores que puedan derivar en sanciones, paralizaciones o responsabilidades legales.
Además, como parte de nuestros servicios, te ofrecemos asesoramiento continuo para que tu obra cumpla con toda la normativa vigente en materia de prevención.
Si quieres asegurarte de que tu obra está correctamente documentada y protegida frente a posibles problemas legales, confía en profesionales con experiencia.