Cuando una empresa debe afrontar una revisión acreditada, llegar con un sistema desordenado suele derivar en desviaciones que podrían haberse evitado. Las auditorías internas son un recurso fundamental para revisar de forma objetiva cómo funcionan los procedimientos, cómo se gestionan los registros y si el personal conoce sus responsabilidades.
Adpreven impulsa procesos de auditoría interna que permiten detectar fallos con antelación y preparar a la empresa para superar la revisión externa con tranquilidad.
Qué debe revisar una auditoría interna
Una auditoría interna eficaz no consiste en una simple comprobación documental. Requiere analizar la forma en que el sistema se aplica en la práctica.
Revisión documental precisa
La documentación debe estar ordenada, actualizada y accesible. Puntos imprescindibles:
- Manual o descripción del sistema.
- Procedimientos vigentes.
- Registros que respalden la actividad.
- Evidencias de formación interna.
- Comunicaciones importantes.
- Control de versiones.
Un error frecuente es acumular documentos sin comprobar si siguen activos. Adpreven ayuda a reorganizar su sistema que la empresa llegue preparada al día de la auditoría.
Coherencia entre procedimientos y actividad real
Muchos sistemas presentan procedimientos que no se aplican en la práctica. Esto genera desajustes que un auditor externo detecta al instante.
La auditoría interna debe validar que los procesos descritos se cumplen tal como están redactados y que las evidencias respaldan la actividad.
Trazabilidad de acciones y decisiones
El auditor externo suele revisar el seguimiento de acciones abiertas, la gestión de incidentes, la comunicación interna y la resolución de problemas.
Por eso es vital que:
- Las acciones estén asignadas.
- Exista un responsable claro.
- Los plazos se respeten.
- Se registren los avances.
Adpreven revisa esta trazabilidad para confirmar que la empresa puede demostrar gestión y control.
Preparación del personal para la auditoría
Una auditoría acreditada no evalúa únicamente documentos; también analiza el conocimiento del personal. La auditoría interna permite entrenar a los equipos.
Entrevistas de verificación
El auditor interno conversa con trabajadores de distintos niveles para comprobar:
- Si conocen su función dentro del sistema.
- Si saben dónde encontrar los documentos necesarios.
- Si aplican los procedimientos en su tarea diaria.
- Si entienden cómo comunicar incidencias o cambios.
Este proceso no busca examinar, sino reforzar la confianza del personal antes de la auditoría externa.
Claridad en roles y responsabilidades
Es habitual que algunos trabajadores tengan dudas sobre quién debe ejecutar una acción, quién debe documentarla o quién autoriza ciertos procesos.
La auditoría interna permite resolver estas dudas y dejar todos los roles bien definidos.
Adpreven realiza este acompañamiento para asegurar que cada persona conoce su papel dentro del sistema.
Cómo organizar los registros para evitar problemas durante la auditoría externa
Los registros son la base de un sistema fiable. Sin ellos, no se puede demostrar nada. La auditoría interna debe comprobar:
- Que los registros están completos.
- Que las fechas son correctas.
- Que las firmas coinciden con los responsables.
- Que no faltan formularios.
- Que se conservan durante el tiempo requerido.
Un registro incompleto puede generar una desviación. Con una revisión previa, Adpreven ayuda a corregir estos fallos con antelación.
Simulación de auditoría: una herramienta muy útil
Antes de la auditoria externa, es recomendable realizar una simulación completa. Esta técnica permite replicar de forma realista el proceso que llevará a cabo en la auditoria externa.
Qué incluye una simulación
- Apertura formal.
- Recorrido por instalaciones.
- Revisión documental.
- Entrevistas.
- Solicitud de evidencias.
- Cierre y comunicación de desviaciones.
El equipo de Adpreven emplea simulaciones para que las empresas puedan vivir el proceso antes de la auditoria exxtderna. Esto reduce el estrés y mejora el desempeño de los equipos.
Desviaciones típicas que se detectan en auditorías internas
Las auditorías internas permiten identificar fallos comunes que suelen repetirse:
- Registros incompletos.
- Procedimientos desactualizados.
- Personal sin formación reciente.
- Acciones abiertas sin seguimiento.
- Documentos duplicados o con versiones diferentes.
- Falta de control sobre documentos externos.
- Escaso orden en la documentación histórica.
Detectar estas situaciones antes de la auditoría externa es una ventaja importante. Adpreven ayuda a resolverlas con rapidez mediante un plan de ajustes claros y alcanzables.
Cómo ayuda Adpreven a superar auditorías externas sin contratiempos
En Adpreven prestamos servicios de asesoramiento en prevención de riesgos laborales, desarrollo y puesta en marcha de planes de autoprotección y emergencia, auditorías de PRL, coordinación de seguridad y formación especializada en gestión de emergencias.
Nuestro equipo evalúa los riesgos del centro, define protocolos claros y apoya a la empresa durante todo el proceso de aplicación.
Tu empresa debe estar lista para actuar.
En Adpreven te ayudamos a desarrollar un plan de emergencia ajustado a las características de tu actividad.
FAQs sobre auditoría interna y preparación para visita acreditada
¿Por qué es importante realizar una auditoría interna antes de la revisión acreditada?
Permite detectar fallos reales, organizar la documentación y preparar al personal para responder con claridad durante la auditoría oficial.
¿Las auditorías internas deben hacerse solo antes de la visita oficial auditoria externa?
Lo ideal es realizarlas de forma periódica. Esto mantiene el sistema en buen estado y evita acumulación de tareas de última hora.
¿Qué revisa un auditor interno?
Documentación, cumplimiento de procedimientos, registros, trazabilidad de acciones y conocimiento del personal.
¿Una auditoría interna puede simular la visita externa?
Sí. Adpreven realiza simulaciones completas que permiten a la empresa vivir una experiencia muy cercana a la auditoría acreditada.
¿Qué ocurre si se detectan desviaciones en la auditoría interna?
Se abre un plan de acción para corregirlas antes de que llegue el organismo acreditado. Es una oportunidad para mejorar, no una sanción.