7 Consejos para afrontar una auditoría de PRL

Antes de la auditoría PRL comprueba si cumples le ley.

Antes de la auditoría PRL comprueba  si cumples le ley.

auditoría PRLYa sea reglamentaria o según la Norma OHSAS 18001, vemos la auditoría PRL como una prueba  a nuestro sistema de gestión. No solo tiene que cumplir con la legislación aplicable y con la Norma en cuestión sino que, además, tenemos que ser capaces de probarlo con evidencias objetivas.

En realidad las auditorías externas son parte integrante del sistema de gestión preventiva. Dentro del Ciclo PDCA, tienen suma importancia como herramienta de revisión de la eficacia del sistema y como fuente de puntos a mejorar, para lograr cada vez mejores resultados, en este caso en el desempeño de la seguridad y salud en el trabajo.

ALGUNOS CONSEJOS PRÁCTICOS PARA AFRONTAR LA AUDITORÍA CON ÉXITO:

  •  – Diseño

Diseñar el sistema de gestión en colaboración con los principales implicados (Dirección, Departamentos implicados en cada proceso, delegados de prevención, contratas, etc.), participando cada uno en los términos y áreas que correspondan. Debemos evitar diseñar un sistema de gestión desde la soledad del departamento de prevención y tratar de “compartirlo” con el resto de la empresa.

  • – Documentación

Elaborar la documentación (Manual, procedimientos, instrucciones, etc.) de forma sencilla y clara y adaptada a nuestra empresa particular. Si hay algo que estemos haciendo bien, adaptar el documento a nuestra forma de hacer y no al revés. Los buenos o malos procedimientos a nivel general no existen, lo que es bueno para una empresa puede que no se adapte en absoluto a otra. Por supuesto, siempre cumpliendo la legislación y la norma de referencia sobre la que nos vamos a auditar.
Cumplir legislación y requisitos normativos
Escribir lo que haces y cómo lo haces

  • – Auditorías Internas (OHSAS)

Son una herramienta muy valiosa, hay que hacerlas bien y de forma exhaustiva. Cubriendo los puntos más débiles de nuestro sistema, nos sirve como base para analizarlos y tratar de mejorarlos. Es necesario hacerlas con tiempo suficiente antes de la auditoría externa para implantar las medidas correctivas o de mejora que surjan.
Cubrir puntos más débiles o problemáticos
Con antelación suficiente, para implantar medidas antes de la auditoría externa.

  • – Revisión por la Dirección (OHSAS)

El apoyo e impulso de la Dirección es muy importante para el buen funcionamiento del sistema, por eso debemos informar debidamente a la dirección del estado del sistema, de su evolución y de las necesidades de mejora. Debemos asegurar que la Dirección dispone de toda la información necesaria para:

      • Que aporte y distribuya los recursos necesarios para la buena marcha y mejora del sistema.
      • Que implique y asigne responsabilidades a los distintos departamentos y niveles jerárquicos de la empresa y de otras partes implicadas (Contratas, Clientes, Administración, etc.)

Aprovechemos esta oportunidad de ser escuchados directamente por la Alta Dirección de la empresa.

  • – Comunicación y Participación

El sistema de gestión preventiva es de toda la empresa, por tanto, todos tienen funciones y responsabilidades en el mismo. Los distintos miembros del sistema, cada uno según el papel que desarrolle, deben comunicarse entre sí para que todo el engranaje funcione, ya que unos procesos dependen de los otros. Necesitamos:

      • Políticas y herramientas de comunicación interna eficaces. Si alguien tiene una idea sobre cómo hacer más seguro y eficaz un proceso o sabe cómo se puede disminuir o evitar un riesgo, debemos proporcionarle los medios de comunicación adecuados para que esta idea se analice y se ponga en marcha.
      • Métodos de participación que involucren a todos en el mantenimiento del sistema. Si los procedimientos, registros y otros documentos son útiles y sencillos de gestionar, todos contribuirán en su cumplimentación, registro y conservación.

  • – Registros Documentales

Son una de las principales formas de presentar las evidencias objetivas en la auditoría, por eso deben estar organizados y conservados de forma que su trazabilidad sea total y fácil de seguir.

      • Trazabilidad
      • Fácilmente localizables.

  • – Delegar e Integrar

El departamento de prevención debe liderar y coordinar la auditoría y colaborar en todas sus fases y aspectos a auditar, pero debe delegar en los responsables en cada caso, el desarrollo de los puntos que correspondan, por ejemplo, departamento de formación o de compras. Nadie mejor que el propio departamento que conoce sus procesos y en la mayoría de los casos ellos gestionan los registros solicitados por el auditor.
En general, debemos afrontar las auditorías externas como algo positivo, la mirada de alguien “desde fuera” puede aportarnos una visión más objetiva de nuestro sistema, nos da un punto de vista distinto del que  percibimos desde el interior y nos marcan claramente puntos de mejora. Pueden ser una palanca que nos impulse hacia una gestión cada vez más eficaz de nuestro sistema preventivo, lo que siempre redunda en una mejora de las condiciones de seguridad y salud de los trabajadores.

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